Campus - Neue Teilnehmer


Datenabfrage bei der Webinar-Registrierung

Welche Teilnehmer-Daten sollten bei der Anmeldung zum Webinar abgefragt werden?

Wenn sich ein Interessent für Ihr Webinar registriert, muss dieser wenigstens seine E-Mail-Adresse hinterlegen. Nur so kann er die Zugangsdaten zum Webinarraum erhalten. Zusätzlich können noch weitere Daten wie der Name oder die Telefonnummer abgefragt werden – freiwillig oder als Pflichtfeld. Welche Auswirkungen die verschiedenen Varianten und welche weiteren Möglichkeiten Sie haben, erfahren Sie in diesem Artikel.


Folgende Optionen bietet Ihnen WEBINARIS

Bei WEBINARIS können Sie selbst entscheiden, welche Informationen Sie von Ihren Teilnehmern für eine Registrierung benötigen. Dabei ist das einzige Pflichtfeld, das immer abgefragt werden muss, die E-Mail Adresse. Daneben gibt es 4 weitere Felder, die Sie freiwillig oder verpflichtend abfragen wie auch beim Registrierungsprozess komplett ausblenden können:

  • Vorname
  • Nachname
  • Notiz
  • Telefonnummer

Wichtig zu wissen sind dazu folgende Dinge:

Sie können alle diese Angaben als Platzhalter in E-Mails und bei den meisten Schnittstellen verwenden. Der angezeigte Name im Webinar-Raum setzt sich aus Vorname und Nachname zusammen. (Sie sollten diese beiden Felder nicht für andere Dinge verwenden, wie im nächsten Punkt beschrieben.) Die beiden Felder “Notiz” und “Telefonnummer” können Sie hingegen auch für andere Dinge verwenden, indem Sie einfach ihre Bezeichnung im Anmeldeformular ändern. So können Sie beispielsweise die folgenden Dinge abfragen, falls diese für Sie relevant sind:

  • Postleitzahl
  • Alter
  • Kundennummer
  • Lieferantennummer
  • Bundesland
  • Beziehungsstatus
  • Branche
  • Firma
  • Verwendetes Produkt
  • Geplanter Einsatzbereich
  • Erwartungshaltung an das Webinar
  • Erfahrungslevel

und noch vieles mehr

Die Abfrage jedes Wertes erzielt eine bestimmte Wirkung, die – je nach Zielgruppe und Branche – ganz unterschiedlich sein kann. Mehr dazu erfahren Sie im weiteren Verlauf.


​Sollen Vorname & Nachname abgefragt werden?

Die weit verbreitete Annahme, dass sich mehr Leute für Ihr Webinar anmelden, wenn Sie den Vornamen und Nachnamen nicht abfragen, ist nicht ganz korrekt – und ignoriert wichtige andere Elemente.

Die intendierte Abfrage von Vorname und Nachname ist maßgeblich von der Branche und Ihrer Zielgruppe abhängig. So kann die Namens-Abfrage bei Themen, die relativ persönlich und privat sind, durchaus problematisch sein. Einerseits, weil die Interessenten ihre Identität (noch) nicht preisgeben wollen. Andererseits, weil den Teilnehmern u.U. bewusst ist, dass im Webinarraum dann auch Andere (z.B. Bekannte & Verwandte) sehen könnten, dass sie an Ihrem Webinar teilnehmen. Das betrifft beispielsweise die folgenden Themenkomplexe:

  • Finanzen & Investitionen
  • Schulden
  • Sexualität
  • Beziehung, Partnerschaft & Dating

Bei anderen Themenbereichen kann eine fehlende Abfrage des Namen hingegen schnell zu mangelnder Seriosität führen. Dies, weil es dort einfach üblich ist, den Namen mit anzugeben. Das betrifft etwa die folgenden Branchen:

  • (Fast) der gesamte B2B-Bereich
  • Beratungsbranche / Dienstleistungsbranche
  • Gesundheitsbranche
  • Immobilienbranche
  • Handwerk
  • Marketing

Diese Listen sind natürlich nicht vollständig. Sie müssen sich, abhängig von Ihrer eigenen Branche, Gedanken darüber machen, wie die Teilnehmer auf die Abfrage des Namens reagieren werden. Niemand kennt hier Ihre Zielgruppe so gut wie Sie selbst. Hinterfragen Sie auch immer, wer eine Aussage darüber trifft, ob die Abfrage des Namens gut oder schlecht ist. Denn die Erfahrungen in dessen Branche müssen nicht repräsentativ für Ihre eigene sein.

Natürlich gibt es auch Branchen, bei denen es mehr oder weniger egal ist, ob Sie den vollständigen Namen (oder auch nur den Vornamen) abfragen oder nicht. Beachten Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung aber in jedem Fall immer die nachfolgenden Punkte.


​Die Zielgruppe

Mit einem Webinar sprechen Sie immer eine bestimmte Zielgruppe an. Jede Zielgruppe will dabei anders angesprochen werden und jede Zielgruppe interessiert sich für unterschiedliche Aspekte eines Angebots. Deshalb ist es wichtig, dass Sie den Webinar-Titel so wählen, dass er für Ihre spezielle Zielgruppe passt. Denken Sie immer daran: “Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler!”


Die Qualität der Leads

Das Eintragen des Namens ist eine Barriere, die Ihre Interessenten davon abhalten könnte, sich für Ihr Webinar zu registrieren. Die große Frage ist allerdings: Sind Interessenten, die nicht dazu bereit sind, ihren Namen anzugeben, überhaupt relevant für Sie? Würde jemand, der sich nur für Ihr Webinar anmeldet, weil er seinen Namen nicht angeben muss, nach dem Webinar dann plötzlich seine gesamten Kontaktdaten und seine Bankverbindung eintragen, um Ihr Produkt zu kaufen?

Es ist also durchaus realistisch, dass Sie durch Weglassen der Namensabfrage mehr Anmeldungen erhalten. Gleichzeitig ist aber auch zu erwarten, dass die Teilnahmequote sinkt und Sie viele irrelevante Kontakte in Ihrer Datenbank haben werden.


Die Ansprache im Long-Run

Der größte Fehler, den Sie machen können, ist, Ihre Teilnehmer nach dem Webinar zu vergessen! Denn der 'Long Run', also die Wochen, Monate und Jahre nach dem Webinar bieten sehr großes Potential. In diesem Zeitraum können (und sollten) Sie weiter versuchen, Ihr Produkt zu verkaufen, andere Produkte zu bewerben oder die Teilnehmer in weitere Webinare einzuladen. Upsell & Cross Sell sind hier die entscheidenden Stichworte.

Fragen Sie im initialen Webinar den Namen nicht ab, so können Sie Ihre Kontakte im Long Run E-Mail Marketing nie persönlich ansprechen, was dann zu schlechteren Conversion Raten führen wird – und das über Jahre hinweg. Das führt dann dazu, dass Sie zwar mehr Webinarteilnehmer haben, der Customer Lifetime Value aber sinkt.


Der Self-Herding Effekt

Oftmals (wenn auch nicht immer) sind wir Menschen sehr einfach gestrickt. Das verdeutlicht der sogenannte 'Self Herding Effekt'. Dabei geht es darum, dass Menschen, die einmal eine Entscheidung getroffen haben, mit großer Wahrscheinlichkeit daran festhalten werden. Dieser Effekt greift auch bei der Webinar-Anmeldung. Findet einmal das Commitment statt, sich offiziell mit Name (und nicht anonym) zu einem Webinar anzumelden, ist die Anmeldung für die Teilnehmer verbindlicher. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der angemeldete Interessent dann auch tatsächlich an Ihrem Webinar teilnimmt. Weil er sich eben zuvor mit der persönlichen und offiziellen Angabe seines Namens (und ggf. anderer Daten) dafür registriert hat.


Tipp #1: Nur den Vornamen abfragen

Eine gute Kompromisslösung (wieder abhängig von der Branche und Ihrer Zielgruppe) ist, die Abfrage auf den Vornamen zu beschränken. So verzichten Sie nicht voll auf die Vorteile der Namensabfrage, senken aber die Barriere zur Registrierung. Hinterfragen Sie dabei aber, ob das bei Ihrer Zielgruppe akzeptiert und in Ihrer Branche üblich ist. Im Industriebereich und vielen anderen Branchen wird es eher ein absolutes No-Go sein, wenn Sie von Ihrem Gegenüber lediglich den Vornamen wissen möchten.


Tipp #2: Pseudonyme abfragen

Viele Leute verwenden für die Registrierung in Internetforen und bei anderen Plattformen ein Pseudonym, das immer das gleiche ist. Einige Menschen identifizieren sich dabei auf höchstem Niveau mit ihrem Pseudonym! Deshalb kann es gerade bei Branchen, in denen Anonymität erwünscht ist, gut sein, statt dem Namen ein Pseudonym abzufragen. Damit klappt dann auch die persönliche Ansprache im 'Long Run' gut. Und der 'Self Herding Effekt' greift ebenfalls (wenn auch nicht so stark wie bei einem richtigen Namen). Das Ganze geht technisch ganz einfach, indem Sie das Feld nicht als “Name” deklarieren, sondern als “Pseudonym”.


​Welche zusätzlichen Werte sollten abgefragt werden?

Wie bereits erwähnt, können Sie noch weitere Werte abfragen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie NIE unnötigen Daten erfassen, aber trotzdem alle, die Sie benötigen.


​Welche Daten benötigen Sie selbst unbedingt?

Denken Sie dabei ein wenig in die Zukunft.

  • Ist eine telefonische Weiterbearbeitung notwendig?
  • Müssen Sie einen Teilnehmer einer bestimmten Kunden- oder Partnerdatei zuordnen können?
  • Benötigt Ihre Marketing-Abteilung (oder das Produktmanagement, der Vertrieb etc.) weitere Informationen über die Teilnehmer, z.B. um Werbeanzeigen besser ausrichten zu können? (Es kann auch sinnvoll sein, die Abfrage von Dingen wie z.B. der Postleitzahl auf eine kurze Zeit zu beschränken, um so zumindest eine rudimentäre Datenbasis für die weitere Strategieausrichtung zu erhalten.)



Welche Abfragen können sich positiv auswirken?

  • Die Abfrage von einem Interessensgebiet oder einem Erfahrungs-Level kann Ihren Interessenten vermitteln, dass Sie das Webinar individuell an die Interessen der Teilnehmer anpassen möchten.
  • Die Abfrage eines Werts, der sehr branchenspezifisch ist, kann verdeutlichen, dass Sie sich in dieser Branche auskennen und die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer verstehen.



​Welche Abfragen können sich negativ auswirken?

Es gibt Informationen, die Ihre Interessenten nur ungern weitergeben. Dabei gelten 2 Grundsätze.

a) Je persönlicher und intimer, umso weniger bereit sind Interessenten, solche Daten herzugeben. Dazu zählen u.a.:

  • Geburtsdatum
  • Alter
  • Adresse
  • Religion
  • Beziehungsstatus
  • Einkommen
  • Schuldenstand
  • Gesundheitlicher Zustand


b) Je mehr Kontrolle mit den Informationen aus der Hand gegeben wird, umso weniger bereit sind Interessenten dazu, solche Daten herauszugeben. Dazu zählen u.a.:

  • Die Telefonnummer (befähigt einen Dritten zur zeitunabhängigen und unerwünschten Kontaktaufnahme)
  • Gleiches gilt für die Angabe des Firmennamens, einer Kundennummer, Lieferantennummer etc.



Tipp #3: Verständnis & Transparenz schaffen

In der Regel haben Sie als Webinar-Moderator nichts Böses im Sinn – da sind wir uns sicher. Machen Sie die Abfrage von mehr Informationen also dadurch plausibel, indem Sie Ihren Interessenten von Anfang an kommunizieren, wozu diese Angabe wichtig ist. Das kann beispielsweise so aussehen:

Warum fragen wir nach Ihrer Telefonnummer?

  • Sollte es kurzfristig zu einer Änderung des Webinartermins kommen, benötigen wir eine gute und schnelle Möglichkeit, Sie darüber informieren zu können.


Warum fragen wir nach Ihrem Einkommen?

  • Wir sind ständig darum bemüht, unser Angebot noch besser auf unsere Kunden abzustimmen. Die Angabe über Ihr Gehalt verwenden wir in diesem Rahmen lediglich für statistische Zwecke. Wir werden diese Information an keinen Dritten weitergeben. Und uns auch im Webinar nicht darauf und den Wert anonym in einer gesonderten, nicht personenbezogenen Datenbank speichern.



Tipp #4: Lassen Sie Ihre Interessenten selbst entscheiden

WEBINARIS bietet Ihnen die Möglichkeit, einzustellen, ob ein Datenfeld im Anmeldeformular freiwillig ausgefüllt werden kann, oder ob es ein Pflichtfeld ist. Dadurch können Sie Ihren Interessenten die Möglichkeit bieten, Informationen, die sie nicht eintragen möchten, einfach leer zu lassen. Das erlaubt Ihnen, die relevanten Daten von all jenen zu sammeln, die diese angeben möchten. Schreckt aber auch niemanden ab, der diese Daten nicht hergeben möchte. (Bedenken Sie aber, dass u.U. schon das bloße Dasein eines Formularfeldes abschreckend wirken kann, weil bzw. wenn ein Interessent nicht ERKENNT, dass es nur eine optionale Angabe ist.)


​Die beste Strategie

Nach diesem Artikel verstehen Sie bestimmt, dass es keine perfekte Lösung gibt. Manches spricht für, manches gegen die Abfrage von Namen und weiteren Informationen im Anmeldeprozess. Es kommt ganz auf Ihre Branche und Ihre Zielgruppe an, was am besten ist.

Da Ihnen niemand zu 100% sagen kann, was für Ihren Anwendungsfall die beste Lösung ist, ist die beste Strategie das Testen. Mal mit Abfrage des Namens, mal ohne, mal mit Abfrage eines Pseudonyms, mal mit der Abfrage der Hauptfragestellung, die im Webinar beantwortet werden sollte. Vergleichen Sie dann die entsprechenden Kennzahlen miteinander. Welche Auswirkungen haben die Veränderungen auf die Anmeldequote, auf die Login-Quote und auf die Conversion-Rate?

Ein spannendes, ergänzendes Video zu diesem Thema finden Sie auch auf unserem WEBINARIS Youtube-Kanal:
"Anmeldehürden zu Webinaren reduzieren und mehr Teilnehmer gewinnen (Webinartipp Nr. 4)" << hier klicken